блок
Микрообучение
Микрообучение
Тайм-менеджмент
.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент (планирование времени) — это технологии организации и оптимизации времени. Они помогут, если вы постоянно опаздываете, не успеваете выполнить всё задуманное или постоянно откладываете важные дела.
Систем тайм-менеджмента много: от жёсткого планирования каждой минуты до мягких, гибких методов, которые не предполагают деления дня на какие-то отрезки. Универсального способа организовать все дела разом нет, так что придётся протестировать несколько методик, совместить их и найти систему, подходящую под характер и специфику вашей работы.
Систем тайм-менеджмента много: от жёсткого планирования каждой минуты до мягких, гибких методов, которые не предполагают деления дня на какие-то отрезки. Универсального способа организовать все дела разом нет, так что придётся протестировать несколько методик, совместить их и найти систему, подходящую под характер и специфику вашей работы.
1
Соберите все дела в корзину
Методику Getting Things Done (GTD) придумал и описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен. Основная идея подхода такова: когда у человека скапливается слишком много дел, он нерационально планирует своё время, постоянно переносит задачи «на завтра» и в итоге тратит время не на действия, а на размышления о планах. Методика подойдёт тем, кто буквально погребён под лавиной задач.
Организация времени требует разгрузки мозга от необходимости помнить огромный список задач. Для этого нужна условная «корзина» — место, куда можно сложить абсолютно все дела, не разделяя их на рабочие и личные.
Организация времени требует разгрузки мозга от необходимости помнить огромный список задач. Для этого нужна условная «корзина» — место, куда можно сложить абсолютно все дела, не разделяя их на рабочие и личные.
Пример
Результат
Можно использовать настоящую корзину: вы записываете каждое дело на отдельный лист бумаги и бросаете его вёмкость. Можно завести специальную папку на компьютере или просто зафиксировать дела на бумаге. Подойдут программы Trello, Kanbanchi или Jira — это онлайн-доски с карточками, в которых можно работать командой.
Результат
Есть длинный список всех задач, начиная от текущих конкретных дел (например, сдать декларацию в налоговую) и заканчивая планами (может быть, открыть ещё два магазина и слетать в Гренландию). Новые задачи держать в голове не нужно, достаточно добавлять их в этот список.
2
Расставьте приоритеты
Пункты из получившегося огромного списка нужно рассортировать. Попробуйте методику Эйзенхауэра. Все дела нужно разделить на четыре типа:
1
Срочные и важные
Задачи, которые требуют пристального внимания; их нужно сделать как можно быстрее. Сделать самостоятельно.
2
Важные, но несрочные
Долгосрочные проекты, которые требуют внимания в будущем. Спланировать и выполнить.
3
Срочные, но неважные
Задачи, которые стоит сделать быстро, но не обязательно тратить на них своё время. Делегировать.
4
Неважные и несрочные
Задачи, которые можно без последствий отложить и которые не несут потенциальной пользы. Обдумать, отказаться, переформулировать или перенести в другую категорию.
Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть выполнена.
Результат
Дела рассортированы, ясно, чем нужно заняться в первую очередь, какие задачи делегировать и какие ресурсы для этого нужны.
1
Срочные и важные
Задачи, которые требуют пристального внимания; их нужно сделать как можно быстрее. Сделать самостоятельно.
2
Важные, но несрочные
Долгосрочные проекты, которые требуют внимания в будущем. Спланировать и выполнить.
3
Срочные, но неважные
Задачи, которые стоит сделать быстро, но не обязательно тратить на них своё время. Делегировать.
4
Неважные и несрочные
Задачи, которые можно без последствий отложить и которые не несут потенциальной пользы. Обдумать, отказаться, переформулировать или перенести в другую категорию.
Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть выполнена.
Результат
Дела рассортированы, ясно, чем нужно заняться в первую очередь, какие задачи делегировать и какие ресурсы для этого нужны.
3
Делегируйте как можно больше
По мнению Брайна Трейси, автора книги «Делегирование и управление», до 85% операционного бюджета любой компании приходится на зарплатный фонд. Чтобы использовать эти расходы эффективно, старайтесь делегировать как можно больше. Кроме того, передача задач освобождает от «текучки», вы можете сосредоточиться на самых важных вопросах.
Распределяя дела между сотрудниками, старайтесь давать максимально понятные инструкции, а ещё лучше формулировать их по технологии SMART:
Проверяйте, выполняются ли ваши задачи в срок. Это может быть небольшой отчёт от каждого сотрудника по электронной почте или ежедневные короткие совещания. Выделите себе час в день на общение с сотрудниками, это должно стать привычкой.
Работая с онлайн-досками, прикрепляйте нужного участника к карточке задачи, указывайте срок выполнения. Если установить приложение на смартфон, сервис будет напоминать о дедлайне оповещением.
Результат
Большая часть задач выполняется быстро, сотрудники лучше понимают, что вы от них хотите.
Распределяя дела между сотрудниками, старайтесь давать максимально понятные инструкции, а ещё лучше формулировать их по технологии SMART:
- Specific (Конкретность) — точная постановка задачи, ориентация не на процесс, а на результат: не «Крась забор», а «Покрась весь забор».
- Measurable (Измеримость) — сотрудник должен понимать критерии оценки эффективности его работы, результат должен быть измеримым. Не «Трудиться весь день», а «Сделать продажи минимум на 100 тысяч рублей».
- Attainable (Достижимость) — цель должна быть реальной и достижимой.
- Relevant (Уместность) — выполнение задачи должно вести к достижению цели.
- Time-bound (Ограниченность во времени) — исполнителя необходимо ограничить во времени. Старайтесь учитывать риски: у вас должен быть запас, если сотрудник не справится.
Проверяйте, выполняются ли ваши задачи в срок. Это может быть небольшой отчёт от каждого сотрудника по электронной почте или ежедневные короткие совещания. Выделите себе час в день на общение с сотрудниками, это должно стать привычкой.
Работая с онлайн-досками, прикрепляйте нужного участника к карточке задачи, указывайте срок выполнения. Если установить приложение на смартфон, сервис будет напоминать о дедлайне оповещением.
Результат
Большая часть задач выполняется быстро, сотрудники лучше понимают, что вы от них хотите.
4
Внедряйте гибкие практики
В управлении временем важно придерживаться плана, но предпринимательство — сфера с большими рисками и постоянно меняющейся стратегией. Невозможно перед стартом продумать и предугадать всё. Нужна постоянная корректировка списка дел и приоритетов. Изучите и попробуйте применить гибкие методологии управления процессами, например, Kanban и Scrum.
Такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель может меняться в процессе работы. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.
Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:
К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами, например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.
Подробнее о гибких методиках управления проектами написали в статье.
Результат
Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.
Такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель может меняться в процессе работы. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.
Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:
- «Очередь» — корзина с общим списком всех задач.
- «Делаем» — сотрудник начал работу.
- «На проверке» — задача готова, нужно проконтролировать и внести замечания.
- «На доработке» — сотрудник доделывает задачу.
- «Принято» — готовые задачи.
- «Ждём» — дела, выполнение которых нужно притормозить на какое-то время (например, дождаться ответа от человека вне компании).
К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами, например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.
Подробнее о гибких методиках управления проектами написали в статье.
Результат
Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.
5
Используйте тайм-менеджмент для личной эффективности
В управлении временем важно придерживаться плана, но предпринимательство — сфера с большими рисками и постоянно меняющейся стратегией. Невозможно перед стартом продумать и предугадать всё. Нужна постоянная корректировка списка дел и приоритетов. Изучите и попробуйте применить гибкие методологии управления процессами, например, Kanban и Scrum.
Такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель может меняться в процессе работы. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.
Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:
К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами, например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.
Подробнее о гибких методиках управления проектами написали в статье.
Результат
Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.
Такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель может меняться в процессе работы. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.
Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:
- «Очередь» — корзина с общим списком всех задач.
- «Делаем» — сотрудник начал работу.
- «На проверке» — задача готова, нужно проконтролировать и внести замечания.
- «На доработке» — сотрудник доделывает задачу.
- «Принято» — готовые задачи.
- «Ждём» — дела, выполнение которых нужно притормозить на какое-то время (например, дождаться ответа от человека вне компании).
К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами, например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.
Подробнее о гибких методиках управления проектами написали в статье.
Результат
Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.
5 приёмов тайм-менеджмента для предпринимателя
Вот ещё несколько хитростей, которые помогут эффективнее управлять временем.
Метод «от противного»
Найдите бесполезный процесс, который отнимает у вас много времени. Например, просмотр развлекательных сайтов и соцсетей. Установите себе обязательный лимит — проводить за такими «пожирателями времени» строго определённые полчаса. Так привычка отвлекаться может превратиться в неприятную обязанность.
Ничего не делать
Если вместо работы вы постоянно отвлекаетесь, попробуйте ничего не делать хотя бы 15 минут. Просто встаньте, выключите музыку и избавьтесь от других внешних факторов. Обычно уже через 5 минут бездействия психика сдаётся, и вы решаете, что лучше съесть один «помидор», чем скучать.
Совмещайте «лягушки» и «помидоры»
Если неприятное дело занимает много времени и с ним не получается разобраться за короткий срок, работайте над ним небольшими этапами. Например, каждое утро по 10–15 минут.
Записывайте время
Попробуйте хотя бы несколько дней следить за временем. Фиксируйте конкретное дело и количество минут на него. Записывайте всё, вплоть до самых мелочей — и подробно. Не просто «Работали», а «Готовили презентацию 50 минут», «Пили кофе 10 минут», «Общались с коллегами 30 минут». Так вы быстро вычислите пожирателей времени и начнёте более осознанно его тратить.
Избегайте микроменеджмента
Контроль за каждым этапом выполнения задачи логичен, если сотрудник выполняет её впервые и у него нет релевантного опыта. Старайтесь нанимать людей, которых не нужно постоянно контролировать. Так будет спокойнее.
Вот ещё несколько хитростей, которые помогут эффективнее управлять временем.
Метод «от противного»
Найдите бесполезный процесс, который отнимает у вас много времени. Например, просмотр развлекательных сайтов и соцсетей. Установите себе обязательный лимит — проводить за такими «пожирателями времени» строго определённые полчаса. Так привычка отвлекаться может превратиться в неприятную обязанность.
Ничего не делать
Если вместо работы вы постоянно отвлекаетесь, попробуйте ничего не делать хотя бы 15 минут. Просто встаньте, выключите музыку и избавьтесь от других внешних факторов. Обычно уже через 5 минут бездействия психика сдаётся, и вы решаете, что лучше съесть один «помидор», чем скучать.
Совмещайте «лягушки» и «помидоры»
Если неприятное дело занимает много времени и с ним не получается разобраться за короткий срок, работайте над ним небольшими этапами. Например, каждое утро по 10–15 минут.
Записывайте время
Попробуйте хотя бы несколько дней следить за временем. Фиксируйте конкретное дело и количество минут на него. Записывайте всё, вплоть до самых мелочей — и подробно. Не просто «Работали», а «Готовили презентацию 50 минут», «Пили кофе 10 минут», «Общались с коллегами 30 минут». Так вы быстро вычислите пожирателей времени и начнёте более осознанно его тратить.
Избегайте микроменеджмента
Контроль за каждым этапом выполнения задачи логичен, если сотрудник выполняет её впервые и у него нет релевантного опыта. Старайтесь нанимать людей, которых не нужно постоянно контролировать. Так будет спокойнее.
